Le/la Responsable d’attributions des bâtiments résidentiels est chargé(e) de planifier, coordonner et suivre l’attribution des chambres pour les délégations (CNO) dans le Village des Athlètes (YOV). Il/elle met en œuvre une stratégie d’allotment et d’état des lieux alignée sur les exigences du CIO et les capacités d’hébergement disponibles, tout en garantissant le confort, la sécurité et la satisfaction des résidents.

Il/Elle est en charge des activités suivantes :

Principes et stratégie de gestion d’allotment :

• Élaborer et actualiser la stratégie d’allotment en fonction des capacités du Village des Athlètes et des quotas fournis par le CIO en collaboration avec NCS (NOC Services) ;
• Gérer la distribution des chambres aux délégations dans le respect des règles d’équité et d’optimisation ;
• Développer, en collaboration avec l'équipe NCS, un système de suivi dynamique des affectations par délégation ;
• Assurer une interface fluide avec le Village des Athlètes pour coordonner les affectations, les ajustements, les états des lieux et la logistique sur site.

Suivi et optimisation opérationnelle :

• Analyser les demandes de logement des CNO et ajuster les répartitions en fonction des changements ou désistements ;
• Identifier les besoins spécifiques : accessibilité, type de logement, proximité, etc.
• Produire des rapports réguliers sur l’occupation, les ajustements, les disponibilités restantes et l’avancement des états des lieux d’entrée/sortie ;
• Participer à la simulation des flux d’arrivée et de départ, en intégrant le processus d’état des lieux comme étape clé de check-in/check-out ;
• Superviser la gestion des clés, des check-ins et des ajustements de dernière minute.

Phase test et préparation opérationnelle :

• Organiser une simulation d’attribution avant les Jeux, incluant :

1. Documentation des procédures (check-in, état des lieux, check-out) ;
2. Évaluation des espaces et tailles d’équipes ;
3. Ajustement des principes d’allotment et des processus d’état des lieux

• Collaborer avec la Logistique pour assurer la disponibilité des équipements et fournitures (FF&E) ;
• Suivre l’état des infrastructures résidentielles, garantir la maintenance préventive et les conditions d’hygiène et de sécurité ;
• Mettre en œuvre un suivi des inventaires des chambres et des états des lieux pour assurer la conformité avec les standards de qualité.

Gestion des résidents (athlètes et officiels) :

• Garantir le bien-être des résidents, en coordination avec les équipes de services et de relations délégations ;
• Être réactif aux demandes spécifiques et assurer une résolution rapide des problèmes rencontrés lors des états des lieux d’entrée ou de sortie ;
• Maintenir une communication continue avec les délégations, en lien avec les services NCS, sur les conditions d’hébergement et les résultats des états des lieux.

Sécurité et conformité :

• S’assurer du respect des normes locales et directives du CIO en matière d’accueil, de sécurité et d’hygiène, y compris lors des états des lieux d’entrée et de sortie ;
• Participer à la gestion des situations d’urgence dans le périmètre résidentiel (procédures, coordination, communication).

Reporting et amélioration continue :

• Fournir des rapports détaillés et réguliers sur les opérations liées à l’hébergement, incluant les constats issus des états des lieux ;
• Identifier des axes d'amélioration pour optimiser les processus et services aux délégations, notamment sur la gestion des entrées et sorties ;
• Contribuer au rapport post-événement, en partageant les enseignements, les réussites et les recommandations pour les futures éditions, y compris sur le dispositif d’état des lieux.