Le/La Coordonnateur (trice) de Zone – Hébergement est chargé(e) d’assurer la coordination opérationnelle et le suivi quotidien des hôtels relevant de sa zone géographique (Dakar, Diamniadio ou Saly) dans le cadre des Jeux Olympiques de la Jeunesse Dakar 2026.

Il/Elle agit comme relais opérationnel de proximité entre les hôtels de sa zone, les volontaires et le Service Hébergement du COJOJ Dakar 2026. Le poste est fortement orienté terrain et opérationnel,
aussi bien en phase de préparation qu’en phase Jeux.

Il/Elle est rattaché (e) au Responsable du Service Hébergement et exerce ses
missions sous la coordination fonctionnelle de la Responsable des relations avec les hôtels.

Il/Elle a comme mission:

• Assurer la coordination opérationnelle des hôtels relevant de sa zone;
• Veiller à la bonne application des engagements contractuels dans les hôtels de sa zone;
• Servir de point de contact opérationnel de proximité pour les hôtels de sa zone;
• Coordonner et superviser les volontaires affectés aux hôtels de la zone, notamment ceux chargés de
  l’animation des desks d’information et de l’orientation des participants;
• S’assurer du bon fonctionnement des desks d’information dans les hôtels pendant la période des
  Jeux;
• Remonter régulièrement, par l’intermédiaire de la Responsable des relations avec les hôtels, toutes
  les informations, alertes, besoins et risques identifiés;
• Contribuer à la qualité globale de l’expérience d’hébergement des clients accrédités des JOJ Dakar
  2026.

Il/Elle est en charge des activités suivantes:

Coordination et suivi des hôtels de la zone (avant les Jeux)

• Coordonner l’ensemble des hôtels affectés à sa zone géographique;
• Effectuer des visites régulières des hôtels en rapport avec le Ministère du Tourisme;
• Vérifier la conformité des hôtels avec les engagements contractuels (capacités, types de chambres,
  services inclus, standards attendus…);
• Assurer le suivi opérationnel des rooming lists, allocation et évolutions des besoins;
• Accompagner les hôtels dans la compréhension et l’application des procédures définies par le
  Service Hébergement;
• Identifier les contraintes spécifiques à chaque hôtel et proposer des solutions opérationnelles.

Appui à la gestion contractuelle et financière

• Participer au suivi des facturations, gestions des factures et paiements des hôtels de la zone;
• Vérifier la cohérence entre prestations fournies, rooming lists validées et factures émises;
• Signaler toute anomalie ou risque financier lié aux hôtels de la zone;
• Contribuer à la mise à jour des outils de suivi et des bases de données du Département Hébergement.

Communication et collaboration avec les hôtels

• Assurer une communication fluide et régulière avec les directions et équipes opérationnelles des
  hôtels de la zone;
• Centraliser et transmettre les demandes, préoccupations et réclamations des hôtels;
• Participer à l’organisation et à l’animation de réunions opérationnelles avec les hôtels de la zone;
• Relayer et mettre en œuvre les décisions, orientations et instructions communiquées par le
  Département Hébergement.

Coordination et supervision des volontaires (pendant les Jeux)

• Participer à la préparation opérationnelle de l’accueil dans les hôtels de la zone en lien avec le
  Programme des volontaires du COJOJ;
• Accueillir, briefer et encadrer les volontaires affectés aux hôtels de la zone;
• Coordonner et superviser les volontaires chargés de l’animation des desks d’information et de
  l’orientation des participants au niveau des hôtels;
• Veiller au respect des plannings, des procédures et des niveaux de service;
• Être le point de référence des volontaires pour toute question opérationnelle liée à l’hébergement;
• Remonter les besoins, difficultés ou incidents impliquant les volontaires.

Gestion des imprévus et support opérationnel (avant et pendant les Jeux)

• Identifier, anticiper et gérer les incidents liés à l’hébergement dans sa zone;
• Apporter des réponses opérationnelles rapides aux problématiques terrain;
• Escalader immédiatement toute situation critique ou à risque;
• Être présent/e et disponible pendant la période des Jeux pour assurer le suivi quotidien des hôtels et
  des équipes terrain.

Reporting et documentation 

• Produire des rapports réguliers de suivi de zone, incluant le fonctionnement des hôtels et des desks d’information;
• Tenir à jour les informations relatives aux hôtels de la zone et aux volontaires;
• Contribuer à la documentation globale du Service Hébergement avant, pendant et après les
  Jeux.