Le Chargé des Réservations/Hotels (H/F)  assure la gestion, le suivi et le contrôle des réservations hôtelières des parties prenantes accréditées des Jeux Olympiques de la Jeunesse Dakar 2026, via la Plateforme officielle de réservation de Dakar 2026.

Il/Elle assure le traitement opérationnel des demandes de réservation ainsi que la communication avec les parties prenantes, les hôtels et les équipes internes du Département Hébergement.

Il/Elle est rattaché (e) au Responsable du Service Hébergement et exerce ses
missions sous la coordination fonctionnelle du Responsable des Réservations.

Il/Elle a pour responsabilités principales:

• Assurer la gestion complète des réservations hôtelières via la plateforme AMS Dakar 2026;
• Garantir la fiabilité, l’exactitude et la mise à jour des données de réservation;
• Assurer le suivi administratif et financier des réservations (paiements, facturation, encaissements);
• Servir de point de contact pour les parties prenantes concernant leurs réservations;
• Veiller à l’application des tarifs négociés avec les hôtels partenaires;
• Contribuer à la bonne préparation des arrivées et départs des parties prenantes.

Il/Elle est en charge des activités suivantes:

Gestion des réservations via la plateforme AMS

• Recevoir, analyser et traiter les demandes de réservation des parties prenantes via le AMS /plateforme de réservation en ligne Dakar 2026;
• Confirmer, modifier ou annuler les réservations selon les procédures établies;
• Gérer les demandes spécifiques;
• Fournir des informations précises sur les tarifs, disponibilités et services hôteliers;
• Assurer la mise à jour continue des données de réservation sur la plateforme;
• Assurer la vérification et le suivi des encaissements liés aux réservations;
• Effectuer le suivi des paiements, de la facturation et des préfactures;
• Relancer les Responsables d’Organisation (RO) ou parties prenantes en cas de retard de paiement ou de validation;
• Vérifier la conformité entre réservations effectuées et allocations des hôtels;
• Vérifier la conformité entre réservations, paiements reçus et prestations confirmées;
• Mettre à jour les informations administratives (dates de départ réelles, no-shows, ajustements de
  séjour).

Coordination avec les hôtels et les parties prenantes

• Vérifier en rapport avec les coordonnateurs de zone que les hôtels partenaires appliquent
  correctement les tarifs négociés avec Dakar 2026;
• Collaborer étroitement avec les Coordonnateurs de zone-Hébergement pour préparer les arrivées des parties prenantes;
• Transmettre aux hôtels les informations nécessaires relatives aux réservations, arrivées, départs et
  ajustements;
• Contrôler, en collaboration avec les hôtels, les départs effectifs des groupes afin de s’assurer que tous
  les membres ont quitté l’établissement;
• Maintenir une communication régulière et professionnelle avec les parties prenantes concernant leurs
  réservations;
• Répondre aux questions, traiter les réclamations liées aux réservations et proposer des solutions appropriées;
• Contribuer à la satisfaction globale des parties prenantes en matière d’hébergement.

Reporting et suivi

• Produire des rapports réguliers sur l’état des réservations, paiements, annulations, no-shows;
• Signaler toute anomalie, risque financier ou problématique opérationnelle au Responsable de
  l’hébergement via le superviseur des réservations;
• Contribuer à la documentation globale du Service Hébergement avant, pendant et après les
  Jeux.