L'Agent Administratif et Financier (H/F) est chargé d’assurer le traitement administratif, financier et documentaire lié aux réservations hôtelières des Jeux Olympiques de la Jeunesse Dakar 2026.

Il/Elle intervient principalement sur la facturation, le recouvrement, le suivi des paiements et la gestion documentaire, en lien avec les hôtels partenaires, les parties prenantes accréditées et les équipes internes du COJOJ.

Il/Elle est rattaché (e) au Responsable du Service Hébergement et exerce ses missions en étroite collaboration avec les chargés de réservation et le Département Finances.

Il/Elle a pour responsabilités principales:

• Assurer la facturation liée aux réservations hôtelières (clients et hôtels);
• Garantir le suivi rigoureux des paiements, encaissements et recouvrements;
• Veiller à la fiabilité des données financières relatives à l’hébergement;
• Assurer une gestion documentaire et un archivage conformes aux procédures du COJOJ;
• Contribuer au reporting financier et opérationnel du Département Hébergement.

Il/Elle est en charge des activités suivantes:

Facturation liée à l’hébergement

• Établir les factures pro forma, factures d’acompte, factures de reliquat et factures définitives à
  destination des clients et des hôtels;
• Assurer la facturation des prestations d’hébergement conformément aux réservations validées;
• Assurer la facturation des pénalités liées aux annulations de réservations d’hôtel, conformément aux conditions contractuelles;
• Vérifier la cohérence entre réservations, prestations réalisées et montants facturés.

Suivi des paiements et recouvrements

• Assurer le recouvrement des factures dues aux hôtels partenaires;
• Assurer le recouvrement des factures auprès des parties prenantes accréditées;
• Assurer le suivi du paiement des factures des hôtels accrédités des JOJ Dakar 2026;
• Vérifier les confirmations de paiement et relancer les parties prenantes ou partenaires concernés en cas de retard;
• Assurer le suivi du paiement des factures relatives aux pénalités occasionnées par les annulations de
  réservations.

Appui au Département Finances

• Appuyer le Département Finances dans la gestion des paiements des factures liées à l’hébergement;
• Transmettre les informations financières nécessaires au traitement comptable;
• Collaborer étroitement avec les équipes Finance pour assurer la traçabilité et la conformité des
  opérations.

Gestion administrative et documentaire

• Assurer l’archivage physique et numérique des documents liés aux réservations, facturations, paiements et annulations;
• Veiller à la bonne tenue et à la mise à jour des dossiers administratifs des hôtels et des parties prenantes;
• Garantir la confidentialité et la sécurité des données administratives et financières.

Reporting et suivi financier

• Élaborer des rapports financiers périodiques liés aux réservations, annulations, facturations et
  paiements;
• Contribuer à l’élaboration des différents rapports relatifs à l’hébergement;
• Mettre à jour quotidiennement le tableau de trésorerie lié aux opérations d’hébergement;
• Signaler toute anomalie, risque financier ou retard significatif au Responsable du Service
  Hébergement.